各学部（院）、职能部门（单位）：

为落实《黄河科技学院档案管理办法》（院政〔2024〕42号）文件精神，进一步加强学校档案管理工作，确保各类档案材料应收尽收、应归尽归，切实维护学校档案的完整性、系统性与安全性，更好地服务于教育教学、科学研究及管理决策等工作，现就档案收集与移交有关事宜通知如下，请各单位高度重视，严格遵照执行。

一、收集范围

各单位（部门）和个人须依据《黄河科技学院档案管理办法》第四章第十八条“学校各教学单位、机关部处室或个人应当按照规定及时归档，应当归档的文件材料不得据为己有，不得擅自销毁，以便维护学校历史记录的完整、系统”的规定，以“清家底”方式，全面梳理并移交在履职过程中形成的、属归档范围的各类载体文件材料（含电子档案）。移交范围包括但不限于：

1.学校建设用地、拆迁文件，基建工程建设前期和竣工后办理相关手续等申请及批复材料；

2.向上级部门报送的请示、报告及相应批复文件；

3.教学改革、课程改革、应用型人才培养等工作形成的文件材料；

4.科研项目准备阶段、项目研究实施阶段、项目总结鉴定验收阶段、成果奖励申报阶段（专利证书）、推广应用阶段等文件材料；

5.校政合作、校企合作、校校合作等签订的协议以及合作的政府部门、企业、学校的相关文件材料等；

6.其他有保存价值的文件材料。

二、收集时间

请各单位（部门）及个人于2025年9月15日至11月30日期间完成档案的整理、登记与移交工作，资源保障部资产管理中心负责接收。

三、工作要求

1.请各单位（部门）及个人高度重视此次收集与移交工作，明确责任，确保应归档文件材料的齐全、完整。

2.归档材料应以原件为主，复印件原则上不予归档。土地证、房屋产权证、不动产权证、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证等重要权证及批文必须移交原件（含电子版）。

3.所有移交文件材料须规范编写页码（有字页面均需编号，空白页或作废页请划除并注明）。

4.如涉及学校向上级的请示、报告类文件而未获正式批复的，须在《档案移交登记表》中备注说明（如“此件无正式批复”或“此件有领导批示”等）。

5.自本通知下发之日起，请各单位（部门）及个人系统整理档案材料，逐项登记造册，并于2025年11月30日前完成移交。

   特此通知。

黄河科技学院

2025年9月8日